Je komt thuis en je partner vraagt hoe je werkdag was. “Heel druk, maar ik heb het gevoel dat ik niks gedaan heb.” Herkenbaar? Waarschijnlijk ben je die dag tientallen keren gestoord terwijl je geconcentreerd aan het werk was. Een bekende tijd- en energievreter. Volgens een onderzoek van Gloria Mark, informaticus aan de Universiteit van Californië, duurt het gemiddeld 23 minuten om in zo’n geval weer in je werkritme te komen. Bijna een half uur! Ik schrok erva
Dossiervorming Digitaliseren
Natuurlijk kun je daar zelf stappen in zetten. Iedereen kent de timemanagement- en workflowtips wel: zet alle notificaties uit, zet je telefoon op stil, en bedwing jezelf het nieuws of je Insta te checken.
Waar je ook zeeën van tijd mee bespaart, is het digitaliseren van processen. Soms gaat het om echte no-brainers. Dat je denkt: hoe kún je zo werken? Afgelopen maand vroeg een klant ons bijvoorbeeld of we konden helpen met het digitaal volledig maken van een dossier. Nu gaat alles nog met de hand. E-mails die binnenkomen, knippen, plakken, categoriseren. Collega’s sturen bestanden die moeten worden gescreend op volledigheid en vervolgens aan het dossier moeten worden toegevoegd. Al deze handmatige stappen leiden tot vertraging. En dan gaan collega’s bellen en mailen. Zij wachten op de dossiers. Waar blijft het? Wéér 23 minuten om terug in je werkritme te komen… Naast al die handmatige repeterende werkzaamheden die je moet uitvoeren. “Hoe vaak moeten jullie dat doen?”, vroeg ik. “Twintig tot vijftig keer per dag…”
Minder kosten, meer werkgeluk
Het zal je niet verbazen, deze businesscase was zo klaar als een klontje. Zowel financieel als in termen van werkgeluk. Het gaat om tientallen medewerkers, de afdeling kent behoorlijk wat verloop. Denk je dat deze organisatie en haar medewerkers nog in de digitale prehistorie verkeren? Oordeel niet te hard. Medewerkers hebben het druk en afdelingen zijn vaak onderbezet. Er wordt hard gewerkt om de maatwerksoftware die ze gebruiken zowel technisch als functioneel up-to-date te houden, maar het is ondoenlijk om de snelle ontwikkelingen bij te houden.
Tel uit je winst
Gelukkig gaan we actie ondernemen. Met behulp van het Microsoft Power Platform gaan we de processen digitaliseren zodat ‘saai repeterend handwerk’ tot het verleden behoort. Dossiers worden direct bijgewerkt met nieuwe informatie, waardoor ‘friendly reminders’ (lees: storende en tijdvretende telefoontjes en e-mails van collega’s) niet meer nodig zijn. Hoeveel tijd zou dat wel niet schelen, denkend aan die beruchte 23 minuten? En hoeveel tijd kunnen we bij jullie besparen?
𝘩𝘵𝘵𝘱𝘴://𝘫𝘰𝘶𝘳𝘯𝘢𝘭.𝘨𝘦𝘵𝘢𝘣𝘴𝘵𝘳𝘢𝘤𝘵.𝘤𝘰𝘮/𝘦𝘯/2022/03/17/𝘵𝘸𝘦𝘯𝘵𝘺-𝘵𝘩𝘳𝘦𝘦-𝘮𝘪𝘯𝘶𝘵𝘦𝘴/