Daelmans
· Documentatie & Archief
Hoe Daelmans 5 uur per week bespaart op vrachtbriefverwerking
5 uur
bespaard per week op handmatige verwerking
4–10 dgn
bouwtijd van nul naar werkende oplossing
2×
meer volume verwerkt met hetzelfde team
0
handmatige handelingen per vrachtbrief
Over Daelmans
Voedingsmiddelen
Locatie: Nieuwkuijk, Oss, Scherpenzeel
Sector: Voedingsmiddelen
Systeem: Microsoft 365 · Power Platform & AI Foundry
Opgeleverd: 2025
Gebruikte oplossing
Documentatie & archief
Vrachtbrieven Scanner
Automatisch splitsen, hernoemen en archiveren van gescande vrachtbrieven op basis van tekstherkenning.
De Situatie
Waar het begon
Aan het einde van elke werkdag verwerkt een medewerker — herkenbaar aan het oranje hesje — een fysieke stapel vrachtbrieven. Elke vrachtbrief werd afzonderlijk gescand, handmatig geüpload naar SharePoint, geopend om het vrachtbriefnummer en de datum op te zoeken, en vervolgens handmatig hernoemd op basis van die gegevens.
Bij circa 200 vrachtbrieven per maand kostte dit proces de medewerker dagelijks 30 tot 60 minuten. Saai, repeterend en foutgevoelig: één typefout in een nummer betekende een vrachtbrief die later niet terug te vinden was.
Waar stonden ze
Volume
Circa 200 vrachtbrieven per maand
Tijdsinvestering
4-10 dagen bouwtijd
Iets anders leuks
0,5 tot 1 uur per dag per medewerker
Pijnpunten
Foutgevoelig overtypen, gebrekkige traceerbaarheid, geen leuk werk
Maatwerk
Achter de schermen
Technologie
Software robot (RPA) + document scanning via AI-model
Integratie
SharePoint · Scanner inbox · Database logging
Bouwtijd
4 tot 10 werkdagen van nul naar werkende oplossing
Omgeving
Volledig binnen de Microsoft-tenant van Daelmans
Bouwproces
BIQQL bouwde een software robot die de inbox van de scanner automatisch afvangt. Zodra een gescand PDF-bestand binnenkomt, leest een AI-model (tekst herkenning) de relevante velden uit — het vrachtbriefnummer, de datum en het ordernummer — en hernoemt het bestand automatisch naar het juiste formaat.
Quote
Wat zegt onze klant
Thijs Terhoeve
Manager Integrated Business Technologie · Daelmans
“
“De business bepaalt hoe de applicatie werkt. IT faciliteert en bouwt en dat maakt BIQQL top!”
Het resultaat
Na BIQQL
De medewerker hoeft de stapel vrachtbrieven niet meer handmatig te verwerken. De robot doet dit direct na het scannen — zonder wachttijd, zonder fouten. Dat levert niet alleen tijdwinst op, maar ook een volledig doorzoekbaar archief met 100% naamconsistentie.
Tijdbesparing
Geschat op 3 tot 5 uur per week. Voorheen kostte het proces de medewerkers dagelijks 0,5 tot 1 uur.
Meer capaciteit
0,5 tot 1 uur per dag per medewerker
Happiness
0,5 tot 1 uur per dag per medewerker
Traceerbaarheid
Foutgevoelig overtypen, gebrekkige traceerbaarheid, geen leuk werk
Direct contact
Vergelijkbare processen in jullie organisatie?
Plan een gesprek. We kijken samen waar de snelste winst zit.
