Zorg van de Zaak

·Slimme e-mail afhandeling

Hoe Zorg van de Zaak haar klanten sneller te woord staat.

60 uur

bespaard per maand op handmatige verwerking

15–30 dgn

bouwtijd van nul naar werkende oplossing

1.000+

e-mail berichten per dag geautomatiseerd geprioriteerd

Gemiddeld 50 medewerkers per dag worden geholpen

Over Zorg van de Zaak

Zakelijke dienstverlening

Locatie: Hoofdkantoor Utrecht, 40 vestigingen in NL

Sector: arbodienstverlening & medewerkers welzijn

Systeem: Microsoft 365 · Power Apps & Automate · AI Foundry

Opgeleverd: 2024, AI toevoeging in 2026

Gebruikte oplossing

E-mail distributie

Urgente e-mails geprioriteerd bij de juiste persoon

Met Power Automate & AI Foundry worden e-mail berichten geprioriteerd en gedistribueerd volgens door ZVDZ zelf beheerde regels.

De Situatie

Waar het begon

Bij Zorg van de Zaak ondersteunt dagelijks haar klanten door inzet van ruim 50 klantteam medewerkers.

Klanten nemen per e-mail en telefoon contact op, ook als zij het klantportaal kunnen gebruiken. Tijdens een griepgolf of na berichtgeving neemt het aantal vragen toe. De opvolging loopt door: op dag 2 volgt een herinneringsmail en op dag 3 wordt gebeld.

Pieken in het aantal vragen zetten de e-mailafhandeling onder druk.

Hoe houd je de afhandeling van klantmail overzichtelijk wanneer het aantal vragen sterk wisselt? Zorg van de Zaak wil de opvolging slimmer organiseren, zodat klantteam medewerkers hun aandacht kunnen richten op vragen die persoonlijke aandacht vragen.

De klantcase richt zich op slimmer organiseren van dit proces met het Microsoft Power Platform, Power Automate en Microsoft Azure Foundry.

Waar stonden ze

Volume

1.000+ e-mails per dag

Tijdsinvestering

Dagelijks waren collega's druk met het ordenen en verdelen van de afdelingsmail.

Iets anders leuks

Als er bij de klanten veel zieken zijn dan is het bij ZVDZ ook. Meer werk minder mensen, tooling van belang.

Pijnpunten

Wachtende klanten, chagrijnige collega's door werkdruk.

Maatwerk

Achter de schermen

Technologie

Microsoft Power Apps, Automate @ AI Foundry

Integratie

Microsoft 365 Mail

Bouwtijd

20 tot 30 werkdagen van nul naar werkende oplossing

Omgeving

Volledig binnen de Microsoft-tenant van Zorg van de Zaak

Bouwproces

BIQQL bouwde een app waarmee de mailbox beheerders zelf konden instellen wat belangrijk was en hoe mail gedistribueerd moet worden. Later is hier een AI agent aan toegevoegd.

Quote

Wat zegt onze klant

Denise Meijdam

Algemeen directeur ZekerArbo (net als ZVDZ ook een Colbe werkmaatschappij)

“

“Ze zijn wel een beetje eigenwijs maar BIQQL’en kunnen ze wel”

Het resultaat

Na BIQQL

Met de slimme e-mail distributie-app van BIQQL kunnen de klanteam medewerkers van Zorg van de Zaak hun aandacht kunnen richten op vragen die persoonlijke aandacht vragen. Klanten worden sneller geholpen, medewerkers minder gefrustreerd.

Microsoft first

Zorg van de Zaak heeft een 'Microsoft first' visie. Continuïteit, gebruiksgemak en dataveiligheid zijn zo geborgd.

Tijdsbesparing

60 uur in de maand, zowel voor de handmatige handelingen als het corrigeren van fouten die niet meer gemaakt worden.

Meer aandacht voor de klant

Een mailbox organiseren is niet waar klantteam medewerkers gelukkig van worden. Klanten helpen!

Flexibele oplossing

De oplossing is modulair opgebouwd, makkelijk aan te passen en zo inzetbaar voor meerdere afdelingen.