Hoe Daelmans 5 uur per week bespaart op vrachtbriefverwerking

Welke pakketten, regels en uitzonderingen er gelden, verschilt per organisatie. Daarom beginnen we niet met een standaardoplossing, maar bij jouw proces en systemen. Heeft een systeem een API — of het nu een gangbaar ERP- of HR-pakket is, of branchespecifiek en verouderd — dan koppelen we het. Aan het einde van elke werkdag verwerkte een medewerker — herkenbaar aan het oranje hesje — een fysieke stapel vrachtbrieven. Elke vrachtbrief werd afzonderlijk gescand, handmatig geüpload naar SharePoint, geopend om het vrachtbriefnummer en de datum op te zoeken, en vervolgens handmatig hernoemd op basis van die gegevens.

Bij circa 400 vrachtbrieven per maand kostte dit proces de medewerker dagelijks 30 tot 60 minuten. Saai, repeterend en foutgevoelig: één typefout in een nummer betekende een vrachtbrief die later niet terug te vinden was.